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  • Carla Ferreira

Evite imprevistos no seu evento!


O sucesso de qualquer festa irá depender do nível de planejamento. E tratando-se de festas e eventos socias onde frequentemente o organizador do evento é o próprio anfitrião ou seus familiares, planejar torna-se muito importante.

Diversos elementos devem ser considerados a fim de evitar erros comuns ao produzir uma festa. A seguir a SONNA Produções & Eventos preparou algumas sugestões de como se prevenir contra alguns deles.

1. Evite deixar tudo para a última hora

A melhor atitude para evitar erros comuns é se antecipar e planejar com tempo. A maioria das pessoas adia a decisão de alguns detalhes até a véspera da festa o que causa muito estresse e aumenta a quantidade de erros e contratempos que ser seriam facilmente contornados ou evitados se pensados no início do processo.

Tenha em mente que quanto mais organizado você for, mais simples será a produção do evento. Para facilitar essa organização, crie planilhas e tabelas com prazos, custos e outras informações necessárias para que tudo aconteça como o esperado. Assim fica mais fácil de receber ajuda.

O planejamento antecipado é fundamental para aliminar, por exemplo, erros na entrega de alimentos que serão servidos na festa ou com a disponibilidade de profissionais cujos serviços serão cruciais para o evento. Inclua todas as etapas da produção, de modo que você não tenha dor de cabeça antes, durante e após a festa.

2. Determine a quantidade de convidados

O número de pessoas que participarão do evento precisa ser definido com prioridade, visto que, é a partir dessa informação que você quantificará diversos serviços, tais como o local onde a festa acontecerá e quantas lembrancinhas serão oferecidas, por exemplo.

Faça uma lista de possíveis convidados. Começe pelos indispensáveis e depois vá incluindo os demais. Calma! Confira neste link um guia para descomplicar a sua lista. Linta pronta? Envie os convites solicitando a confirmação de presença até uma data específica. Depois de receber as confirmações, você terá como mensurar a quantidade de pessoas que irão ao evento, podendo fazer encomendas de comidas e bebidas, escolher o espaço mais apropriado para reuni-los, entre outras ações.

3. Tenha um plano B

Sim! Imprevistos podem acontecer a qualquer um, incluindo você! Por isso, é imprescindível que se tenha um plano B ao organizar uma festa. Por mais trabalhoso que possa ser pensar em tudo o que possa dar errado e em como resolver, é melhor estar preparado(a) ao invés de ficar estressado(a) e perder tempo na hora de solucionar.

Ao estar preparado com medidas de reserva, será mais fácil adaptar-se às circunstâncias. Você evitará problemas no decorrer do evento o que refletirá na opinião dos convidados, que tendem a perceber quando os organizadores são surpreendidos por determinados contratempos.

4. Vá além do óbvio ao escolher o local

Na hora de escolher o local da festa, pense além do óbvio, ou seja, considere não só a capacidade de pessoas que o ambiente comporta, mas também, na localização do espaço, acessibilidade, estacionamento, segurança etc. Estes outros fatores influenciam no êxito do evento.

5. Confira muito bem as informações dadas sobre o evento.

É muito desagradável não encontrar todas as informações necessárias sobre a festa e ter que entrar em contato com os organizadores para esclarecer dúvidas. Por isso, garanta que os convites contenham todos os dados relevantes sobre o local do evento. Além disso, é essencial informar o perfil da festa, o tipo de traje, o horário de início, entre outros fatores que não podem faltar nos convites.

6. Esteja ciente do perfil dos seus convidados

Esse erro pode causar gafes enormes, como sugerir presentes ou trajes que não possam ser adquiridos pelo público-alvo da festa. Se você cometer tal equívoco, aumentará o risco de que os convidados não compareçam, principalmente por não se sentirem à vontade em ir sem presentes ou sem as roupas específicas.

Sabendo quem estará no evento, você conseguirá pensar no valor com o qual eles poderão se comprometer. Lembre-se de ser maleável e tome cuidado para que as informações sejam repassadas corretamente. Caso seja um evento de gala, esclareça as restrições no convite, para que seus convidados estejam preparados para atender às solicitações.

Agora você já sabe alguns dos principais erros cometidos por organizadores de festas, então fique atento para não errar na hora de produzir eventos.

Escolha tranquilidade e confuança ao escolher a SONORIZAÇÃO E A ILUMINAÇÃO do seu evento. Conte com a SONNA Produções & Eventos.

Você nos conhece, estamos prontos para servi-los...

Um abraço e bom sorte nos preparativos!

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